Bilindiği üzere pandemi döneminde idari merciler tarafından derneklerin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının COVİD-19 önlemleri çerçevesinde fiziki ortamda yapılmaması ve&veya ertelenmesi konusunda kararlar alınmış, bu önlemler derneklerin ve benzeri kurumların iş ve işlemlerinin sürdürülebilmesinde birçok aksaklığın oluşmasına da sebebiyet vermiştir.
Fakat gerek COVİD-19 tedbirlerinin devamı mahiyetinde fiziki ortamlarda kalabalığın ve temasın önüne geçilmesi gerekse de gelişen teknolojik imkanlar sayesinde bu tür toplantılarda daha hızlı ve etkin bir karar alınması amacıyla 21 Ekim 2021 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanan “Dernekler Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” doğrultusunda Dernekler Yönetmeliği’nde düzenlemeler yapılmıştır. Getirilen bu düzenleme ile Dernekler Yönetmeliği’ne 15/A maddesi eklenerek derneklere genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda gerçekleştirebilme imkanı tanınmıştır.
Bu yönetmelik değişikliği uyarınca genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda gerçekleştirebilecek olan derneklerin, bu toplantılarını İçişleri Bakanlığı tarafından onaylanan elektronik sistemler üzerinden gerçekleştirmeleri ve söz konusu sisteme işlenecek verileri KVKK hükümleri uyarınca işlemeleri ve muhafaza etmeleri gerekmektedir.
Genel kurul veya yönetim kurulu toplantısının elektronik ortamda yapılacağı kararlaştırılmış ise toplantı ilanında genel kurulun elektronik ortamda yapılacağı açıkça belirtilmeli ve elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları yine elektronik ortamda saklanmalıdır. Derneklerin fiziki ortamda yapılan toplantılarda kanun ve yönetmelik gereği uyması gereken bütün usul ve esaslara elektronik ortamda yapılan toplantılarda da riayet etmesi gerekmektedir. Bu kapsamda dernekler fiziki ortamda olduğu gibi elektronik ortamda da gerçekleştirdikleri toplantılara ilişkin her türlü bilgi ve belgeyi muhafaza etmekle yükümlüdür.
Üyelerin elektronik ortamda gerçekleştirilecek genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına katılabilmesi için güvenli elektronik imza ya da iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak giriş yapmaları gerekmektedir. Aynı zamanda fiziki ortamda gerçekleştirilen toplantılar için kanunen gözetilmesi gereken usul ve esaslar elektronik ortamda yapılacak olan toplantılar için de geçerli olacağından fiziki ortamda yapılan toplantıların mevzuata aykırı yapılması durumunda uygulanan yaptırımlar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerli olacaktır.
İlgili yönetmelik metnine aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.
Comments